Đối chiếu hàng tồn kho: Tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp

Đối chiếu hàng tồn kho là quá trình đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho kỹ thuật số của bạn khớp với các mặt hàng tồn kho thực tế. Điều này cho phép bạn xác định sự khác biệt, cho dù chúng là do hao hụt, đếm sai hay lỗi nhập dữ liệu. Bạn cần giải quyết những điểm không chính xác này để tránh tình trạng thiếu sản phẩm hoặc tồn kho quá nhiều mặt hàng, đơn đặt hàng của khách hàng không chính xác và mất lợi nhuận.

Từ hiệu quả của chuỗi cung ứng và kho bãi đến sức khỏe tài chính, độ chính xác của hàng tồn kho của bạn ảnh hưởng đến sự tăng trưởng kinh doanh của bạn.

Có một số phương pháp để tiếp cận việc đối chiếu hàng tồn kho, phù hợp với bản chất doanh nghiệp của bạn. Sau đây là các kỹ thuật bạn có thể sử dụng.

Phương pháp này còn được gọi là Nguyên tắc Pareto hoặc quy tắc 80/20, trong đó bạn phân loại hàng tồn kho của mình theo mức độ đóng góp của từng sản phẩm vào tổng doanh thu của bạn. Theo phương pháp này, bạn có thể tập trung vào các mặt hàng quan trọng nhất hoặc bán chạy nhất.

Dưới đây là các loại phương pháp ABC khác nhau mà bạn có thể sử dụng.

• Hàng tồn kho loại A: Những mặt hàng này chiếm khoảng 80% doanh thu của bạn nhưng là một phần nhỏ hơn trong tổng lượng hàng tồn kho của bạn. Vì chúng rất có giá trị nên bạn phải thường xuyên kiểm tra và bổ sung hàng để tránh hết.
• Hàng tồn kho loại B: Các sản phẩm từ hàng tồn kho loại B chiếm khoảng 15% doanh thu của bạn. Bạn có thể kiểm kê chúng sau mỗi ba đến bốn tháng để cân bằng.
• Hàng tồn kho loại C: Trong danh mục này là các mặt hàng chỉ chiếm 5% doanh thu của bạn. Những sản phẩm này thường có giá thành thấp và số lượng lớn. Với phương pháp này, bạn có thể kiểm tra hàng tồn kho của mình một hoặc hai lần một năm.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động theo mùa – ví dụ, bán đồ trang trí ngày lễ vào dịp Giáng sinh hoặc đồ bơi vào mùa hè – bạn cần đối chiếu hàng tồn kho dựa trên thời kỳ cao điểm thay vì hàng tháng hoặc hàng quý.

Phương pháp tùy ý này hiệu quả đối với các doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho ổn định trong suốt cả năm. Theo phương pháp này, bạn có thể đối chiếu các mặt hàng tồn kho của mình dựa trên những gì phù hợp nhất với quy trình nội bộ của bạn. Có thể là theo dõi hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.

Đối chiếu hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ một lần. Để duy trì độ chính xác, bạn cần một phương pháp có cấu trúc. Sau đây là cách thực hiện.

Bắt đầu với những điều cơ bản—đếm hàng tồn kho thực tế của bạn. Sử dụng một nhóm nhân viên được đào tạo để đếm thủ công mọi mặt hàng trong kho hoặc khu vực lưu trữ của bạn. Điều này cung cấp cho bạn thông tin cơ bản về những gì có trên kệ của bạn.

Khi bạn đã có số lượng thực tế, hãy so sánh với dữ liệu hàng tồn kho trong phần mềm hoặc hệ thống của bạn. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng cần được đánh dấu ngay lập tức. Đây là nơi bạn bắt đầu thấy sự khác biệt.

Hàng tồn kho không đứng yên, đặc biệt là nếu bạn có nhiều lô hàng. Kiểm tra chéo các lô hàng và lô hàng của bạn từ lần đối chiếu cuối cùng để đảm bảo không có gì bị thiếu hoặc đếm sai trong quá trình vận chuyển. Bước này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp như chúng tôi, những doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà cung cấp, vận chuyển và hậu cần .

Bây giờ là lúc để điều tra bất kỳ sự khác biệt nào. Tìm kiếm các mẫu—có phải luôn là cùng một mặt hàng bị lỗi không? Nếu có, hãy thay đổi quy trình của bạn và thông báo cho nhà cung cấp của bạn. Giải quyết những vấn đề này ngay lập tức sẽ ngăn chặn chuỗi cung ứng bị gián đoạn và tổn thất tài chính.

Sự nhất quán là chìa khóa. Cho dù bạn quyết định đối chiếu hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý, hãy đảm bảo rằng quy trình đã được thiết lập trong hoạt động của bạn. Bạn đối chiếu càng thường xuyên thì bạn càng ít gặp phải sự không nhất quán về dữ liệu.

Sau đây là lý do tại sao việc đối chiếu hàng tồn kho lại quan trọng trong doanh nghiệp của bạn.

Với số lượng hàng tồn kho chính xác, bạn sẽ tránh được việc đặt hàng quá nhiều và lãng phí tiền mặt không cần thiết. Điều này giải phóng tiền cho các khoản đầu tư kinh doanh khác.

Biết chính xác những gì bạn có trong kho giúp bạn hoàn thành đơn hàng chính xác hơn và nhanh hơn. Ít hết hàng hơn có nghĩa là nhiều khách hàng hài lòng hơn và giữ chân khách hàng lâu dài.

Đối chiếu hàng tồn kho cho phép bạn đánh dấu các điểm không nhất quán và giải quyết chúng với nhà cung cấp trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Điều này giúp chuỗi cung ứng của bạn hoạt động trơn tru.

Hàng tồn kho là một tài sản, vì vậy nếu bạn đếm không đúng các mặt hàng tồn kho, nó có thể làm giảm báo cáo tài chính của bạn. Đối chiếu hàng tồn kho đảm bảo hồ sơ kế toán của bạn chính xác, dẫn đến các quyết định tài chính tốt hơn về việc bổ sung kho, thay đổi giá và bán các mặt hàng đang giảm giá.

Cho dù là do trộm cắp, hư hỏng hay lỗi hành chính, hao hụt là vấn đề thường gặp đối với các doanh nghiệp. Hao hụt hàng tồn kho xảy ra khi số lượng hàng tồn kho thấp hơn số lượng được ghi trong danh sách hàng tồn kho. Đối chiếu hàng tồn kho thường xuyên giúp phát hiện sớm hao hụt và giảm tác động của nó đến doanh nghiệp của bạn.

Tổ chức là tất cả. Đảm bảo kho lưu trữ của bạn được tổ chức tốt để có thể kiểm đếm dễ dàng. Thêm nhãn trên kệ, thùng và giá để tránh nhầm lẫn trong quá trình kiểm đếm.

Không phải mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu giống nhau. Hãy chọn một phương pháp hiệu quả cho hàng tồn kho của bạn. Ví dụ, nếu bạn xử lý nhiều mặt hàng có giá trị cao, phương pháp ABC là lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn có chu kỳ bán hàng theo mùa, hãy sử dụng phương pháp theo mùa thay thế.

Đếm thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Sử dụng công nghệ để hợp lý hóa quy trình. Máy quét mã vạch, thẻ RFID và phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp đối chiếu hiệu quả. Tại The Sourcing Co., chúng tôi sử dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để kiểm soát hàng tồn kho toàn cầu của mình, cho phép chúng tôi cung cấp dịch vụ nhanh hơn cho bạn.

Bạn đếm càng thường xuyên thì càng dễ phát hiện ra sự mất cân bằng. Mặc dù việc đếm hàng ngày có thể là quá mức cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng việc đếm các mặt hàng có doanh thu cao thường xuyên hơn có thể giúp bạn theo dõi nguồn cung, doanh số và nhu cầu của khách hàng.

Nếu bạn nhận thấy sự khác biệt liên tục, đừng chỉ cho rằng đó là vấn đề một lần. Hãy điều tra và đối chiếu chéo các bản đối chiếu của bạn với các hồ sơ khác—chẳng hạn như đơn đặt hàng mua và giao hàng của nhà cung cấp—để giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Vào cuối ngày, đối chiếu hàng tồn kho là một công cụ chiến lược có thể tác động đến sự thành công của doanh nghiệp bạn. Bằng cách giữ cho hàng tồn kho của bạn chính xác và giải quyết các sai lệch sớm, bạn có thể cải thiện dòng tiền, thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và xây dựng quản lý mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ hơn .

Tại The Sourcing Co., chúng tôi hiểu tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho có hệ thống. Chuỗi cung ứng toàn cầu và đội ngũ chủ động của chúng tôi xử lý mọi khía cạnh của nhu cầu tìm nguồn sản phẩm của bạn —từ nhà sản xuất đến giao hàng—để bạn có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Cho dù bạn cần trợ giúp về đối chiếu hàng tồn kho hay tìm nguồn sản phẩm, chúng tôi luôn ở đây để đơn giản hóa quy trình quản lý nhà cung cấp của bạn và giúp bạn thành công. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm.